業務システムを作るとは
パソコン用ビジネスソフトの三種の神器と言えば、ワープロ・表計算・データベース と言われていますが
ワードなどのワープロソフト や エクセルなどの表計算ソフト は
最初から導入されている事が多いようですが、データベースソフトが最初から導入されている例は少ないようです。パソコン購入時、いっしょにセットされるソフトにもデータベースが含まれている事はほとんどありません。それは、ワープロや表計算が、起動したらとにかく何か入力できるのと違ってデータベースは定義から始める必要があったり、仕事に使えるレベルまで習得するのに、それなりの時間が必要だからだと思います。
では何故、三種の神器にデータベースが含まれているのでしょうか？
もし、ワープロや表計算ソフトだけで業務を全部行っているとしたら、もしかしたら大変な人的、時間的な労力を使っているかも知れません。エクセルを使った事がある人であれば、複数のエクセルファイルにあるデータを集計して新しい集計表を作ろうとした時に元になるファイル数が１０以上だとすると、どんな手間がかかるか想像できると思います。
データベースの機能はデータを貯めて、必要に応じて貯まったデータを取り出すことなので、さっきのお話しにあった複数のエクセルファイルのデータが、元々データベースに記録されているものであれば、そこから取り出したデータをエクセルに貼り付ければ良い事になり、作業が単純、高速、正確になります。
それぞれのソフトの大雑把な位置付けとしては
１．データベースにデータを蓄積
２．データベースから必要なデータを取り出して表計算ソフトで集計
３．表計算ソフトの集計結果を元にワープロで体裁を整えた書類を作成
こんな感じになります。要するにワープロや表計算ソフトは書類を作成するプロセスで後半を担当するのが本来の使い方になります。また、表計算ソフトでは保存できるデータ量も意外に小さいのでデータ保存を表計算ソフトで行うのはあまりお勧めできません。
例えば日本全国の郵便番号をエクセルで保存しようとすると普通に行うと出来ないと思います。これは、日本全国の郵便番号は１２万行以上あるのにエクセルで保存できる行数が７万行に満たないためです。
業務システムを作る時
最初に行うのがデータベースの設計です。保存する必要があるデータを分析してデータベースを造り込みます。システムの良し悪しはこれでだいたい決まります。良いシステムは追加を繰り返しても比較的うまく行く事が多いですが、データベース設計が悪いと変更に手間がかかったり、最悪作り直しになります。
良いデータベース設計を行うには経験が必要です。王道はないので良い設計をするにはシステムをたくさん造って経験を積むしかありません。データベースの設計が出来ると、それに入力・表示用の画面、印刷に必要な書式、全体をまとめたメニューなどで構成されたものを作り込んでいきます。